In der Praxis werden zunehmend elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg ist dabei nicht mehr möglich.
Der Originalzustand eines elektronischen Dokuments muss jedoch gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD – für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen) jederzeit prüfbar und damit lesbar gemacht werden können.
Bearbeitungsvorgänge oder Veränderungen, wie z.B. das Anbringen von Buchungsvermerken müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
BITTE BEACHTEN SIE!
Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Diese können nach einer Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern bei einem elektronischen Beleg durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen.
Fundstelle: Bayerisches Landesamt für Steuern, Verf. v. 20.1.2017, S 0316.1.1-5/3 St42 (DW20170412)